1 Privacyreglement van ‘n Boel Plezier april 2018
1 Privacy bij ‘n Boel Plezier
’n Boel Plezier is een jeu de boules-vereniging met ongeveer 140 leden.
Naast de ledenadministratie hebben we te maken met publicatie van foto’s en
uitslagen in de media. We noteren geen vertrouwelijke informatie.
Middels een privacyverklaring op de website brengen we onze werkwijze onder de aandacht.
Hieronder gaan we de onderdelen beschrijven
Inhoudsopgave
1 Privacy bij ‘n Boel Plezier ............................................................................................................ 1
2 Ledenadministratie ...................................................................................................................... 2
2.1 Inhoud, functie en doel .......................................................................................................... 2
2.2 Verwerking en opslag gegevens ........................................................................................... 2
2.3 Delen gegevens op bestuursniveau ...................................................................................... 2
2.4 Delen gegevens op ledenniveau ........................................................................................... 2
2.5 Delen gegevens extern ......................................................................................................... 2
3 Publicaties in de media en op de website ................................................................................... 3
3.1 Publicatie van uitslagen van NJBB toernooien ...................................................................... 3
3.2 Publicatie van foto’s e.d. van clubactiviteiten ........................................................................ 3
4 Website ....................................................................................................................................... 3
5 Bestuurdersverklaring ................................................................................................................. 4
6 Bijlage ......................................................................................................................................... 4
6.1 Privacyverklaring ................................................................................................................... 4
6.2 Vragenlijst leden .................................................................................................................... 6
6.3 Mogelijkheid bezwaar bij inschrijving ..................................................................................... 7
7 Vragen en acties ......................................................................................................................... 7
7.1 Af te wachten ........................................................................................................................ 7
2 Privacyreglement van ‘n Boel Plezier april 2018
2 Ledenadministratie
2.1 Inhoud, functie en doel
De ledenadministratie van ‘n Boel Plezier wordt beheerd door de secretaris en omvat de
NAW-gegevens van de ingeschreven leden en bevat de volgende velden:
Voorletters, voornaam, achternaam, geslacht en geboortedatum/geboorteplaats.
Adres, postcode, Woonplaats, telefoonnummer en emailadres (laatste 2 optioneel).
Daarnaast staat genoteerd wanneer het lidmaatschap begon en welke licentie de speler heeft
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging en daarnaast voor de
mogelijkheid om een licentie te verstrekken via de NJBB.
Bij inschrijving bij een toernooi wordt d.m.v. de licentie het lidmaatschap aangetoond. In een enkel
geval is ook een id-bewijs nodig om de identiteit te controleren.
Leden hebben altijd het recht tot inzage en wijziging van hun gegevens.
2.2 Verwerking en opslag gegevens
Leden geven de noodzakelijke gegevens aan de secretaris.
De secretaris verwerkt de gegevens in een Excel-bestand.
Dit bestand is beveiligd en opgeslagen op een pc. Deze pc is beveiligd met een wachtwoord en up
to date wat betreft besturingssysteem en antivirusprogramma.
Er wordt maandelijks een back-up gemaakt op een externe HD die veilig is opgeslagen.
2.3 Delen gegevens op bestuursniveau
De ledenlijst wordt gedeeld binnen het bestuur vanwege het verzenden van rekeningen, post,
clubblad en digitale nieuwsbrief. De digitale versie van de ledenlijst is beveiligd met een
wachtwoord. Binnen het bestuur is afgesproken dat de ledenlijst op een goed beschermde pc wordt
bewaard. Vanwege vlotte contacten ligt bij enkele bestuursleden ook een papieren versie paraat.
2.4 Delen gegevens op ledenniveau
In de kantine ligt een papieren versie van de ledenlijst met NAW-gegevens om onderlinge contacten
te kunnen realiseren. In overleg wordt daar een kopie van verstrekt waarbij wordt aangegeven dat
het uitsluitend voor eigen gebruik is.
Leden wordt gevraagd of er bezwaren zijn tegen opname van bepaalde gegevens in de ledenlijst.
Zo mogelijk worden die uit de ledenlijst gehaald.
2.5 Delen gegevens extern
De gegevens van de leden worden overgenomen in een onlineadministratieprogramma van de
NJBB (Nederlandse Jeu de Boules Bond, de overkoepelende organisatie).
Dit is noodzakelijk o.a. voor het verstrekken van de licenties.
De NJBB heeft aangegeven dat zij de gegevens alleen voor dat doel gebruiken.
De privacyverklaring van de NJBB volgt nog.
3 Privacyreglement van ‘n Boel Plezier april 2018
3 Publicaties in de media en op de website
3.1 Publicatie van uitslagen van NJBB toernooien
Van de landelijke toernooien wordt verslag gedaan op de website en naar de media.
Prijswinnaars worden met foto en naam opgenomen op de website.
Bij de inschrijving via Ontip moet er worden ingestemd met de privacyverklaring en akkoord worden
gegaan met publicatie van uitslagen en foto’s.
3.2 Publicatie van foto’s e.d. van clubactiviteiten
Voor de media (waaronder de eigen website) worden regelmatig foto’s gemaakt van spelers en/of
winnaars. De leden van ‘n Boel Plezier zijn daarover middels het clubblad geïnformeerd en kunnen
bezwaar maken tegen het plaatsen van hun foto en/of naam.
Bij de inschrijftafel hangt een document waarop de voorwaarden van deelname worden vermeld.
(bijlage 6.3). Dit is ook opgenomen in de privacyverklaring.
4 Website
De website van ‘n Boel Plezier is niet interactief. Lid-gegevens worden hierop niet vermeld.
Wel zijn er foto’s te zien van winnaars en deelnemers van toernooien.
De website is beveiligd (HTTPS) en wordt gehost bij MijnDomein.
4 Privacyreglement van ‘n Boel Plezier april 2018
5 Bestuurdersverklaring
Het bestuur van ‘n Boel Plezier verklaart bovenstaande informatie te kennen en ernaar te handelen.
Voor actuele samenstelling van het bestuur zie onze website :
• https://boelplezier.nl
o Daarna keuze bestuur
o Daarna keuze bestuur samenstelling.
• Of rechtstreeks via onderstaande link
o https://boelplezier.nl/bestuur-samenstelling/
6 Bijlage
6.1 Privacyverklaring
Wie zijn wij
‘n Boel Plezier is een vereniging met als doel het spelen van petanque en het organiseren van
activiteiten m.b.t. petanque. Het adres van de speellocatie is Rode Heklaan 7, 9401 SB, Assen en
telefoon: 0592 - 356722. Verdere contactgegevens staan vermeld op
https://jeudeboulesassen.wordpress.com.
‘n Boel Plezier is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in
deze privacyverklaring.
Persoonsgegevens die wij verwerken
5 Privacyreglement van ‘n Boel Plezier april 2018
‘n Boel Plezier verwerkt persoonsgegevens doordat deze gegevens zelf aan ons zijn verstrekt t.b.v.
het lidmaatschap van onze vereniging.
Wij verwerken de volgende gegevens: Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum,
geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
De secretaris zorgt voor de gegevensbescherming van ‘n Boel Plezier.
Doel van de persoonsgegevens
‘n Boel Plezier verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Inschrijving bij de NJBB en de mogelijke koppeling van de licentie aan het identiteitsbewijs.
- Verzenden van onze nieuwsbrief, clubblad en/of rekening.
- Contact mogelijk maken tussen spelers onderling voor het samenstellen van teams e.d.
Delen van persoonsgegevens met derden
‘n Boel Plezier deelt de gegevens met de overkoepelende organisatie (Nederlandse Jeu de Boules
Bond) en (beperkte) gegevens binnen de organisatie vanwege verzending van clubblad, opmaken
van de rekening, verzenden van de digitale nieuwsflits en de mogelijkheid contact op te nemen
vanwege het samenstellen van een team e.d.
‘n Boel Plezier deelt gegevens niet met andere partijen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
‘n Boel Plezier gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Leden hebben het recht om eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Een verzoek daartoe kan naar de secretaris.
‘n Boel Plezier wil er tevens op wijzen dat er de mogelijkheid is om een klacht in te dienen bij de
nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
‘n Boel Plezier neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende maatregelen om
misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging
tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen
zijn van misbruik, neem dan contact op met het secretariaat.
Publicaties op de website en de media
Regelmatig publiceren wij uitslagen en foto's op de website, kranten en andere media.
Bij bezwaren kunt u contact opnemen met de secretaris.
6 Privacyreglement van ‘n Boel Plezier april 2018
6.2 Vragenlijst leden
Vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG v.a. 25-5-
2018) heeft ‘n Boel Plezier de plicht om de privacy maatregelen vast te leggen.
Het privacyreglement en de werkwijze staan op de website.
Van de leden hebben we voor een aantal zaken toestemming nodig en daarom
onderstaande vragenlijst. (ook als formulier op de website)
Deze graag z.s.m. ingevuld sturen aan Henk Knol of afgeven in de kantine.
De ledenadministratie van ‘n Boel Plezier omvat de NAW gegevens van
de ingeschreven leden en bevat de volgende velden:
Voorletters, voornaam, achternaam, geslacht en geb.datum/geb.plaats.
Adres, postcode, Woonplaats, telefoonnummer en emailadres.
Daarnaast staat genoteerd wanneer het lidmaatschap begon en welke
licentie de speler heeft.
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging en daarnaast voor de
mogelijkheid om een licentie te verstrekken via de NJBB.
Met die licentie en identiteitsbewijs moet eventueel de identiteit en het lidmaatschap van de
vereniging worden aangetoond. Leden hebben het recht tot inzage en wijziging van hun gegevens.
In de kantine ligt een lijst met ledeninformatie die gedeeld mag worden met andere leden.
1
Gaat u akkoord met opname van uw naam, adres en telefoonnummer op die lijst?
ja / nee
2
Gaat u akkoord met opname van uw geboortedatum op die lijst?
ja / nee
3
Gaat u akkoord met opname van uw emailadres op die lijst?
ja / nee
4
Gaat u akkoord met opname van uw emailadres in de lijst van de nieuwsflits?
ja / nee
Van toernooien en activiteiten wordt verslag gedaan op de website en naar de media.
5
Gaat u akkoord met weergave van uw naam bij de uitslagen op de website of
andere media?
ja / nee
6
Gaat u akkoord met weergave van een foto van u als speler of éen van de
winnaars?
ja / nee
Naam
Adres
Lic nr.
Emailadres
Datum:
Handtekening:
7 Privacyreglement van ‘n Boel Plezier april 2018
6.3 Mogelijkheid bezwaar bij inschrijving
Voor deelnemers
bij ‘n Boel Plezier
Bij activiteiten van ‘n Boel Plezier worden regelmatig foto’s gemaakt
voor op de website of in andere media.
Daarnaast worden ook de namen van winnaars gepubliceerd.
Mocht daar bezwaar tegen zijn, dan kan dat vóór inschrijving bij de
wedstrijdleider worden aangegeven.
7 Vragen en acties
7.1 Af te wachten
7.1.1 Privacyverklaring van de NJBB?
7.1.2 Bewerkersverklaring via de NJBB voor licentie verstrekken en bondsblad?
